정보 과다의 시대, 머릿속 정리법 10가지

 

 

‘뇌의 왈츠(This is Your Brain on Music),’ ‘호모 무지쿠스(The World in Six Songs)’ 등의 베스트셀러를 저술한 신경과학자 대니얼 레비틴이 정리 문제에 눈을 돌렸다.

 

그의 새로운 논픽션 책 ‘정보 과다의 시대에 머릿속 정리하기(가제, The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload)’는 학계 연구와 마이클 블룸버그, 조지 슐츠, 스팅 등의 인물 인터뷰, 우리의 가정, 사회활동, 시간 등을 조직하기 위한 실용적인 조언 등을 담고 있다.

 

그는 “신경과학자들이 뇌와 조직화, 생산성에 대해 많은 것을 알아냈지만 그것이 일반 독자들에게까지 전달된 적은 없다”며 “나의 목표는 보통 사람들이 이 연구 분야를 접할 수 있게 하는 것”이라고 말한다.

 

다음은 19일(화) 발간된 레비틴 박사의 새 책에 기반한 10가지 정리 팁이다.

 

 

1. 휴식을 취하라.

항공 관제사와 유엔 동시통역사의 공통점은 무엇일까? 직무 스트레스가 매우 강하기 때문에 근무 시간과 휴식 시간이 정해져 있는 ‘업무 주기’를 준수해 일해야 한다는 점이다. 우리는 직장에서 갈수록 과중한 부담을 느끼고 있다. 1~2시간마다 15분씩 휴식을 취해라. “산책하며 맑은 공기를 마시고 나면 사무실로 돌아왔을 때 더 빠르고 효과적으로 일할 수 있다”고 레비틴 박사는 설명한다. 한 연구에 따르면 잔업을 하는 노동자들은 성과가 엄청나게 줄어드는 것을 경험한다. 1시간 더 일할 때 실제 해내는 근무량은 20분 정도에 불과하다.

 

2. 다양한 활동에 대해 각각의 컴퓨터 모니터를 설치하라.

레비틴 박사는 “뇌의 해마에는 어디에 중요한 것이 있는지 기억하는 생물학적 기제가 있다”고 말한다. 학생이 시험 장소에서 시험 공부를 하면 더 좋은 성적을 낼 수 있고, 목격자가 범죄 현장을 방문하면 더 많은 것을 기억해낼 수 있다. 사무실 노동자들은 한 번에 여러 활동을 수행하기 때문에 물리적 분리가 정신적 조직화에 도움이 될 수 있다. “어디를 봐야하는지 알려주는 공간 기억력을 사용하는 것”이라고 그는 덧붙였다.

 

3. 종이로 된 할 일 목록을 사용하라.

레비틴 박사는 “컴퓨터과학자들이 말하는 순차접근과 임의접근은 무언가를 찾을 때 중요한 개념”이라고 말한다. VHS 테이프는 대표적인 순차접근 기억 장치다. 원하는 장면을 보려면 모든 장면을 ‘빨리 감기’ 해야 한다. 원하는 부분으로 바로 넘어갈 수 있는 DVD는 임의접근 기억 장치다. 컴퓨터나 스마트폰에 입력된 할 일 목록은 덜 효율적인 순차접근 방식을 취하게 만든다. 레비틴 박사는 “중간에 있는 항목을 보려면 사용자의 눈이 그 전에 있는 항목들을 거쳐가야 한다”고 설명했다. 그는 종이 카드에 할 일을 적고 우선순위에 따라 순서를 배치하는 것을 추천한다. 셰릴 샌드버그 페이스북 COO가 쓰는 방법이다. 레비틴 박사는 카드가 수정이 쉬울 뿐만 아니라 손으로 만질 수 있는 카드 뭉치가 처리해야 할 업무에 집중할 수 있게 해준다고 말한다.

 

4. 한 이메일을 복수의 카테고리로 분류하라.

자신의 받은편지함이 가끔 인터넷 상의 타임스 스퀘어처럼 느껴진다면 각 메일을 하나 이상의 카테고리로 분류하는 것이 도움이 된다. 임원 비서들이나 백악관이 쓰는 방법이다. 예를 들어, 오바마 대통령이 보낸 메일은 오바마 전용 카테고리로 분류하고 그가 작성한 내용과 관련있는 특정 위원회, 회의, 프로젝트의 카테고리에도 포함시킨다.

 

태그 기능이 있는 이메일 프로그램을 사용하고 있다면 메시지가 도착할 때마다 모든 관련 태그를 달아둔다. 오바마 대통령과 전화 통화를 한 뒤 나중에 기억해야 할 내용이 생겼다면 그에 대한 이메일을 자신에게 보낸 뒤 마치 오바마 대통령에게서 직접 받은 메일인 것처럼 분류하고 태그를 달아라.

 

5. 필요할 때는 통째로 없애라.

받은편지함과 책상 위에 있는 ‘추후 검토’ 파일, 종이 더미가 돌이킬 수 없을 정도까지 쌓였을 때에는 가끔 전부 버려 버리는 것도 좋은 방법이다. 어떤 이들은 ‘이메일 파산 신고’를 하기도 한다. 메일함을 싹 비워버리고 연락처에 있는 사람들에게 그들이 보낸 메일이 아직도 중요하다면 다시 메일을 보내달라고 요청하는 것이다. 레비틴 박사는 이 방식을 사용하진 않지만 1년에 한 번씩 사무실에 있는 오래된 서류들을 박스에 넣어 정리하곤 한다.

 

6. 간단한 업무와 장기 프로젝트를 위한 시간을 따로 지정하라.

어떤 업무는 몇 주가 걸리고 어떤 업무는 몇 분밖에 걸리지 않는다. 이런 업무들 사이를 하루 종일 왔다갔다 해서는 안 된다. 레비틴 박사는 “연구 결과에 따르면 이런 작은 일들을 분산시켜선 안 된다”고 설명한다. 새 메시지 알림이 올 때마다 받은편지함을 확인하기보다는 매일 2~3회씩 일정 시간을 할당해놓고 한꺼번에 답장을 보내라.

 

7. 결정을 내릴 때 그 가치보다 더 많은 시간을 들이지 말라.

한 회사의 CEO는 몇 달러를 절약하기 위해 사무용품 공급업체 교체 여부를 한 시간 동안 고민하지 않을 것이다. 레비틴 박사는 “자기 시간의 가치가 어느 정도인지, 혹은 자신과 자기 회사가 얻거나 잃는 것이 무엇인지 판단하고, 그 결정에 얼마만큼의 시간을 투자할 가치가 있는지 판단하라”고 조언한다.

 

8. 잠을 자라. 직장에서 낮잠을 자라.

“지난 10년 간 신경과학이 수면에 대해 밝혀낸 근본적인 사실은 수면이 기억 형성에 필수적이라는 것”이라고 레비틴 박사는 설명했다. 기억은 우리의 일과 사회생활에 극히 중요한 요소다. “밤에 푹 자지 못하면 낮에 일어나는 일이 기억에 잘 남지 않는다”고 그는 말한다. 구글, 세이프웨이 등의 회사들은 수면실을 갖춰놓고 있다. 10분~20분 낮잠에 드는 시간보다 낮잠으로 얻는 효율성과 문제해결능력이 더 가치있다.

 

9. 지나치게 정리하지 말라.

레비틴 박사는 “너무나 당연한 효율성의 규칙은, 정리하는 데에 그 가치 이상의 시간을 쓰지 말라는 것”이라며 “충분히 빠르게 원하는 것을 찾을 수 있다면 굳이 귀찮은 일을 벌이지 말라”고 조언한다.

 

10. 일은 직장에 두고 와라.

레비틴 박사는 “우리 모두 안드로이드가 되자고 제안하는 것처럼 들리지 않았으면 좋겠다”며 “근무 시간에 원하는 일을 함으로써 자발적인 일, 여가, 사교 활동, 예술 활동에 쏟을 시간이 더 많아진다는 얘기를 하는 것”이라고 설명했다.

 

집에서 업무에 대해 생각하고 그 반대로 직장에서 집안일에 대해 생각하는 사람들은 단절된 느낌을 받고 즐거움도 덜 경험할 수 있다. 그는 “직장에 있을 때는 완전히 일만 생각하고, 여가 시간은 그 목적에 충실해야 한다”며 “여가 시간은 재충전을 할 수 있고 즐거워야 한다”고 충고했다.

 

 

월스트리트저널 한국판 By Lucy Feldman